Zasady dla przedszkoli i szkół

Wersja z 19 października 2026 r.

Te zasady uzupełniają Regulamin Składek. Dotyczą przedszkola albo szkoły, publicznej albo niepublicznej („Placówka”), która prowadzi Grupę w Serwisie oficjalnie, jako własną („Grupa placówki”). Placówka akceptuje je razem z umową powierzenia poniżej. Grupa prowadzona przez rodziców działa jak dotąd i nie potrzebuje ani tych zasad, ani umowy powierzenia.

Zasady

1. Administrator grupy, który jest w niej osobą z placówki, oznacza w ustawieniach Grupę podzieloną na Oddziały jako „Grupa prowadzona przez przedszkole/szkołę”. Podaje przy tym nazwę Placówki i jej kontakt w sprawach danych osobowych i w imieniu Placówki akceptuje te zasady i umowę powierzenia. Serwis zapisuje, kto, kiedy i w jakiej wersji je zaakceptował. Nazwę Placówki i kontakt widzą wszyscy w Grupie i osoby, które otworzą link do niej.
2. Akceptuje osoba, która może reprezentować Placówkę przy tej umowie. W publicznym przedszkolu i szkole dyrektor kieruje placówką i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 68 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz.U. z 2026 r. poz. 820, z późn. zm.). Jeśli dyrektor działa na podstawie pełnomocnictwa organu prowadzącego – jak kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, które nie mają osobowości prawnej, działający na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, Dz.U. z 2026 r. poz. 662, z późn. zm.) – Placówka sprawdza, czy to pełnomocnictwo obejmuje tę umowę. Każda Placówka, publiczna i niepubliczna, sama sprawdza, kto może ją reprezentować i czy jej wewnętrzne zasady pozwalają zawrzeć umowę przez akceptację w Serwisie.
3. Umowę zawieramy w formie elektronicznej w rozumieniu art. 28 ust. 9 RODO, przez akceptację w Serwisie. Placówka, która potrzebuje umowy podpisanej własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. tak stanowi pełnomocnictwo dyrektora albo zasady Placówki lub jej organu prowadzącego), pisze na kontakt@appliedai.dev: prześlemy egzemplarz o tej samej treści, podpisany przez nas.
4. W Grupie placówki administratorem danych w Grupie (listy dzieci i Oddziałów, osób w Grupie i ich ról, podpisów i adresów e-mail tak, jak widać je w Grupie, zbiórek, zgłoszeń i potwierdzeń wpłat, ogłoszeń, wiadomości i wydatków oraz e-maili o zbiórkach i ogłoszeniach Grupy) jest Placówka. Applied AI sp. z o.o. przetwarza je w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia poniżej. Dane kont Użytkowników (adres e-mail i podpis jako dane konta, logowanie, ustawienia konta i ustawienia powiadomień) i zbiórki „Tylko rodzice” (ust. 6) przetwarzamy jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności.
5. Placówka decyduje, kto w Grupie placówki jest Administratorem grupy, i odpowiada za ten wybór. Administrator grupy widzi wszystkie osoby w Grupie z ich adresami e-mail, wszystkie dzieci i Oddziały i to, kto za które dziecko płaci, potwierdza osoby z placówki i przypisuje osoby do Oddziałów. Rodzic, który dostanie tę rolę (np. z rady rodziców), działa w tym zakresie z upoważnienia Placówki.
6. Rodzice mogą dalej zbierać pieniądze między sobą, np. na prezent na koniec roku, w zbiórkach oznaczonych „Tylko rodzice”. Osoby z placówki takich zbiórek nie widzą, nie widzą wiadomości w nich, nie dostają o nich e-maili i nie mogą ich organizować. Administrator grupy, który jest osobą z placówki, może się najwyżej dowiedzieć, że Oddział ma otwartą zbiórkę albo że dziecko ma wpłaty, gdy Serwis z tego powodu nie pozwala usunąć Oddziału albo dziecka. Placówka nie decyduje o tych zbiórkach i za nie nie odpowiada. Zgadza się, żeby rodzice zaznaczali w nich dzieci z listy Grupy, które sami widzą.
7. Ogłoszenia, zbiórki i inne treści, które osoby z placówki dodają w Grupie placówki, są treściami Placówki i to ona za nie odpowiada. Za treści dodane przez rodziców odpowiadają rodzice, którzy je dodali (§ 7 Regulaminu).
8. Placówka informuje rodziców o przetwarzaniu ich danych i danych dzieci w Serwisie (art. 13 i 14 RODO). Może skorzystać z wzoru niżej. Placówka, która jest jednostką sektora finansów publicznych, np. jednostką budżetową (art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U. z 2025 r. poz. 1483, z późn. zm.), wyznacza inspektora ochrony danych (art. 37 ust. 1 lit. a RODO i art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2019 r. poz. 1781, z późn. zm.) i podaje jego kontakt jako kontakt w sprawach danych.
9. Korzystanie z Serwisu przez Placówkę jest bezpłatne.
10. Oznaczenie może usunąć Administrator grupy, który jest osobą z placówki. Wcześniej Placówka decyduje, co dzieje się z danymi w Grupie: czy prosi o ich zwrot albo usunięcie, czy zostawia je w Grupie (§ 9 umowy powierzenia). Jeśli je zostawia, Grupa działa dalej jako Grupa prowadzona przez rodziców.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Strony i zawarcie umowy

1. Umowę zawierają Placówka jako administrator danych i Applied AI sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający („Podmiot przetwarzający”):

Applied AI sp. z o.o.
ul. Marcina Bielskiego 44C lok. 15, 37-700 Przemyśl
KRS 0001187092 (Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego)
NIP 7952588091, REGON 542377802, kapitał zakładowy 5 000 zł
e-mail: kontakt@appliedai.dev

2. Umowa jest zawierana w formie elektronicznej w rozumieniu art. 28 ust. 9 RODO, gdy Administrator grupy, który jest osobą z placówki, zaznaczy jej akceptację w imieniu Placówki przy oznaczeniu Grupy jako prowadzonej przez przedszkole/szkołę. Kto, kiedy i w jakiej wersji ją zaakceptował, widać w ustawieniach Grupy.
3. Osoba, która akceptuje umowę, oświadcza, że może reprezentować Placówkę przy jej zawarciu.
4. Placówka, która potrzebuje umowy w formie pisemnej albo z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dostaje na prośbę wysłaną na kontakt@appliedai.dev egzemplarz o tej samej treści, podpisany przez Podmiot przetwarzający.
5. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

§ 2. Przedmiot, cel, charakter i czas trwania przetwarzania

1. Przedmiotem umowy jest przetwarzanie danych osobowych w Grupie placówki w Serwisie, z wyjątkami z § 3 ust. 2.
2. Celem przetwarzania jest prowadzenie przez Placówkę w Grupie list dzieci i Oddziałów oraz zbiórek pieniędzy dla całej Grupy, Oddziałów albo wybranych dzieci (np. na wycieczki, wyjścia i materiały): zgłoszeń i potwierdzeń wpłat, przypomnień, ogłoszeń, wiadomości i wydatków.
3. Przetwarzanie polega na przechowywaniu i porządkowaniu danych, pokazywaniu ich osobom w Grupie zgodnie z ich rolami i Oddziałami, wysyłaniu e-maili o zbiórkach i ogłoszeniach Grupy i usuwaniu danych.
4. Umowa obowiązuje od akceptacji do jej zakończenia według § 9.

§ 3. Rodzaj danych i kategorie osób

1. Umowa obejmuje dane:
   • dzieci: imię i nazwisko, Oddział, udział w zbiórkach i status wpłat;
   • rodziców i opiekunów: podpis i adres e-mail (tak, jak widać je w Grupie), to, za które dziecko płacą, Oddziały, do których należą, zgłoszenia wpłat i wybrany sposób płatności, uwagi do wpłat oraz dane do płatności podane w zbiórce, którą prowadzą (np. numer telefonu do BLIK-a, numer konta);
   • pracowników Placówki i innych osób z placówki w Grupie: podpis i adres e-mail (tak, jak widać je w Grupie), rola, przypisane Oddziały oraz dane do płatności podane w zbiórce, którą prowadzą;
   • treści dodanych do Grupy (ogłoszenia, wiadomości, opisy wydatków, zdjęcia paragonów i plakatów), w zakresie, w jakim zawierają dane osobowe.
2. Umowa nie obejmuje danych, które Podmiot przetwarzający przetwarza jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności:
   • danych kont Użytkowników: adresu e-mail i podpisu jako danych konta, logowania, ustawień konta i ustawień powiadomień;
   • zbiórek oznaczonych „Tylko rodzice”: udziału dzieci w nich, wpłat, wiadomości i wydatków. Zakładają je i prowadzą rodzice, a osoby z placówki ich nie widzą.

§ 4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający (art. 28 ust. 3 RODO):

1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Placówki, także gdy chodzi o przekazywanie danych do państwa trzeciego (§ 6). Poleceniem są ta umowa oraz ustawienia i czynności wykonane w Serwisie przez Administratorów grupy i inne osoby, które Placówka dopuściła do Grupy. Jeśli prawo Unii albo prawo polskie nakłada na Podmiot przetwarzający obowiązek przetwarzania, informuje on o tym Placówkę przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania tego z uwagi na ważny interes publiczny;
2. dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy;
3. stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, opisane w § 5;
4. korzysta z usług dalszego podmiotu przetwarzającego na warunkach z § 7;
5. pomaga Placówce odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO). W Serwisie Administrator grupy może sam poprawić imię i nazwisko dziecka, przenieść dziecko do innego Oddziału, usunąć z listy dziecko bez wpłat i usunąć osobę z Grupy. W pozostałych sprawach Podmiot przetwarzający pomaga na prośbę wysłaną na kontakt@appliedai.dev. Żądanie dotyczące danych z Grupy placówki, które trafi do Podmiotu przetwarzającego, przekazuje on Placówce bez zbędnej zwłoki;
6. pomaga Placówce wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje. Naruszenie ochrony danych zgłasza Placówce, na jej kontakt w sprawach danych podany w Serwisie i Administratorom grupy, którzy są osobami z placówki, bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu (art. 33 ust. 2 RODO), nie później niż w ciągu 48 godzin, opisując w miarę możliwości charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, możliwe konsekwencje i podjęte środki;
7. po zakończeniu umowy postępuje z danymi według § 9;
8. udostępnia Placówce informacje potrzebne do wykazania, że spełnia obowiązki z art. 28 RODO, oraz umożliwia Placówce albo upoważnionemu przez nią audytorowi audyty, w tym inspekcje, i przyczynia się do nich. O audycie Placówka uprzedza e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, a w razie naruszenia ochrony danych może go przeprowadzić bez uprzedzenia. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Placówkę, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie narusza RODO albo inne przepisy o ochronie danych.

§ 5. Bezpieczeństwo danych

1. Podmiot przetwarzający odpowiada za środki bezpieczeństwa Serwisu (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowane połączenia, dostęp do danych Grupy tylko dla jej członków zgodnie z rolami i Oddziałami, przechowywanie wyłącznie skrótów (hash) linków i kodów logowania oraz sesji, usuwanie ze zdjęć JPG danych o miejscu i aparacie, przechowywanie bazy danych i plików w Unii Europejskiej, kopie zapasowe pozwalające odtworzyć bazę po awarii oraz dostęp do infrastruktury tylko dla upoważnionych osób.
2. Placówka odpowiada za to, kto jest w Grupie i co w niej widzi: komu wysyła link Grupy i linki Oddziałów, kogo potwierdza jako osobę z placówki, komu nadaje rolę Administratora grupy, kogo przypisuje do Oddziałów i kogo usuwa z Grupy, np. gdy pracownik odchodzi albo dziecko kończy przedszkole. Link, który trafił do niewłaściwych osób, Administrator grupy wymienia w ustawieniach Grupy na nowy.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Baza danych i pliki są przechowywane w Unii Europejskiej. Obsługa żądań i wysyłka e-maili mogą odbywać się na serwerach Cloudflare poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO), a gdyby ta podstawa przestała obowiązywać, na podstawie standardowych klauzul ochrony danych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Ich kopię Podmiot przetwarzający udostępnia Placówce na prośbę.

§ 7. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Placówka udziela ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających (art. 28 ust. 2 RODO). Dziś jest nim Cloudflare, Inc. (serwery, baza danych, przechowywanie plików i wysyłka e-maili).
2. O zamiarze dodania albo zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje Placówkę e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Placówka może w tym czasie wyrazić sprzeciw; jeśli Strony się nie porozumieją, Placówka może zakończyć umowę (§ 9).
3. Na dalszy podmiot przetwarzający nałożone są obowiązki ochrony danych odpowiadające tej umowie. Jeśli się z nich nie wywiąże, Podmiot przetwarzający odpowiada za to wobec Placówki (art. 28 ust. 4 RODO).

§ 8. Obowiązki Placówki

Placówka ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które powierza, i informuje o nim osoby, których dane dotyczą (art. 13 i 14 RODO). Podaje w Serwisie aktualny kontakt w sprawach danych osobowych. Nie wpisuje do Serwisu szczególnych kategorii danych (art. 9 ust. 1 RODO), takich jak informacje o zdrowiu dzieci, ani danych, które nie są potrzebne do zbiórek.

§ 9. Zakończenie umowy

1. Umowa kończy się, gdy Administrator grupy, który jest osobą z placówki, usunie oznaczenie Grupy jako prowadzonej przez przedszkole/szkołę, gdy Grupa zostanie usunięta albo gdy Placówka wypowie umowę e-mailem wysłanym na kontakt@appliedai.dev – wtedy oznaczenie usuwa Podmiot przetwarzający. Tak samo Placówka pisze na ten adres, gdy w Grupie nie ma już Administratora grupy, który jest osobą z placówki. W tym e-mailu Placówka wskazuje, co zrobić z danymi (ust. 2), a Podmiot przetwarzający zapisuje jej decyzję w zapisie umowy.
2. Przed zakończeniem umowy Placówka decyduje, co dzieje się z danymi w Grupie: prosi na kontakt@appliedai.dev o ich zwrot w pliku CSV albo o ich usunięcie, usuwa je w Serwisie sama albo zostawia je w Grupie (ust. 3). Dane zwrócone albo usunięte Podmiot przetwarzający usuwa razem z kopiami, chyba że prawo Unii albo prawo polskie nakazuje ich przechowywanie. Usunięte dane mogą do 30 dni pozostawać w kopii zapasowej, a potem znikają.
3. Dane zostają w Grupie tylko z wyraźnej decyzji Placówki: Administrator grupy, który usuwa oznaczenie, zaznacza w jej imieniu, że dane zostają w Grupie dla osób, które dalej w niej są, albo – gdy Placówka wypowiada umowę e-mailem – wskazuje to w e-mailu (ust. 1). Bez tego oznaczenie nie jest usuwane. Grupa działa wtedy dalej jako Grupa prowadzona przez rodziców, a Podmiot przetwarzający przetwarza te dane odtąd jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności.

§ 10. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Strony odpowiadają za szkody zgodnie z art. 82 RODO.
2. Do umowy stosuje się prawo polskie i RODO. O zmianie umowy Podmiot przetwarzający informuje Placówkę e-mailem, na jej kontakt w sprawach danych podany w Serwisie i Administratorom grupy, którzy są osobami z placówki, co najmniej 14 dni wcześniej. Placówka, która się nie zgadza, może zakończyć umowę (§ 9).

Wzór informacji dla rodziców

Placówka może przekazać rodzicom tę informację (art. 13 i 14 RODO), np. e-mailem, w dzienniku elektronicznym albo na tablicy ogłoszeń. Fragmenty w nawiasach kwadratowych uzupełnia albo usuwa Placówka. Cel, podstawę prawną i okres przechowywania wybiera sama, bo to ona jest administratorem: wzór ich nie przesądza. Organ publiczny nie może oprzeć przetwarzania w ramach swoich zadań na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 akapit drugi RODO).

Regulamin · Polityka prywatności · Kontakt

↑ Na górę